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Faites votre show avec PowerPoint
Plus qu'un logiciel de présentation de rapports, PowerPoint est un outil multimédia permettant de créer des effets spéciaux impressionnants ou amusant.
Stéphane Darget, L'Ordinateur Individuel (n° 201), le 08/02/2008
Faites votre show avec PowerPoint
De tous les logiciels de la suite Office, PowerPoint est souvent considéré comme le plus simple à utiliser. C'est normal, la plupart des utilisateurs se contentent d'en exploiter les fonctions de base en créant des diapositives (ou slides en anglais, terme que nous utiliserons parfois dans ce guide) et en les faisant défiler de façon linéaire...
Or, avec PowerPoint, vous pouvez faire bien plus qu'une simple présentation de résultats trimestriels. Ce logiciel, véritable outil multimédia, est capable de gérer images, vidéos, sons, en permettant à l'utilisateur d'agir à tout moment sur le déroulement d'un diaporama. Les exemples d'applications sont nombreux.
Vous pouvez créer des diaporamas personnels sophistiqués - pour des photos de vacances ou pour un événement familial -, des bornes interactives, vous pouvez aussi ajouter des éléments issus d'un site Web, concevoir des supports de formation multimédia, des jeux, des gags... Qui n'a jamais reçu, par e-mail, ces petites présentations PowerPoint riches en effets spéciaux ?
Toutes les animations et tous les effets imaginables
Pour profiter de toute la puissance du logiciel, nous allons vous montrer comment contrôler avec précision les éléments insérés dans vos présentations (images, sons, vidéos...), y compris si les éléments proviennent d'Internet. Ensuite, vous verrez comment créer des effets spéciaux : une image qui change d'aspect quand le pointeur de la souris la survole, par exemple.
En alliant les effets de transitions, les animations et les déclencheurs, vous pouvez effectuer quasiment toutes les animations et effets imaginables. Vous verrez aussi comment, en écrivant quelques lignes de macroinstructions, vous allez décupler les possibilités de PowerPoint.
Toutes les manipulations de ce guide sont présentées sous forme de modules indépendants. Vous n'êtes donc nullement tenu de reproduire dans l'ordre toutes les manipulations présentées. Vous pouvez vous contenter des pas-à-pas qui vous intéressent.
Si vous manquez d'imagination, rien ne vous empêche de regarder ce que d'autres ont réalisé avant vous avec PowerPoint. Vous trouverez divers modèles de présentations sur des sites comme celui d'Office Microsoft ou de Brain Betty.
Nul besoin de logiciels complétaires
Afin de reproduire tous nos exemples sur votre PC, aucun logiciel complémentaire n'est nécessaire ; PowerPoint se suffit à lui-même. Nous avons choisi d'utiliser la version XP (dite également 2002) du logiciel, la plus répandue. Toutefois, si vous utilisez une version plus récente, vous n'aurez aucune difficulté à en adapter le contenu. Nous supposons que vous avez déjà une connaissance sommaire de PowerPoint et ne détaillons donc pas les opérations de base comme l'ouverture ou le lancement d'un diaporama ou encore la création d'une diapositive.
Quel que soit votre projet, gardez à l'esprit le but de votre diaporama, c'est-à-dire à qui il s'adresse et les conditions dans lesquelles il sera regardé. Inutile de créer des effets spéciaux si le diaporama est présenté par vous-même ; réservez ces « plus » aux présentations affichées sur une borne interactive ou sur Internet. Dans ce dernier cas, il est également peu probable que vous ayez à gérer de la vidéo, pour des raisons de poids de fichier.
En revanche, vous voudrez peut-être insérer une image dynamique en provenance du site Web ou créer un effet de défilement de texte permettant à celui-ci d'être bien vu par tous les internautes ! Alors lancez-vous ! Vous allez découvrir des facettes de PowerPoint intéressantes et qui vont vous étonner...
Déverrouillez les macros
Plusieurs manipulations de ce guide mettent en oeuvre des macro-instructions. Or, par défaut, PowerPoint interdit leur exécution pour des raisons de sécurité. Pour que nos exemples puissent fonctionner, vous devez réduire légèrement le niveau de sécurité. Dans PowerPoint, déroulez le menu Outils, Macros, Sécurité. Cochez l'option Niveau de sécurité moyen et validez par OK. A chaque ouverture d'une présentation, PowerPoint demande l'autorisation pour l'exécution des macros. Cliquez sur Oui. Evitez le niveau de sécurité bas : vous vous exposeriez à une contamination par des macro-virus.
Exportez vos présentations
Une fois votre présentation terminée, vous devez choisir le bon format d'enregistrement. Le mode le plus classique consiste à enregistrer la présentation dans un fichier PPS afin qu'elle puisse être lue avec la visionneuse (disponible gratuitement, sur le site de Microsoft, pour les utilisateurs ne disposant pas de PowerPoint).
Toutefois, en raison des fichiers inclus dans la présentation sous la forme de liens, il est parfois plus pratique d'utiliser le menu Fichier, Présentation à emporter afin de ne rien oublier ! Tous les fichiers (y compris la présentation et, si nécessaire, la visionneuse) seront ainsi regroupés dans un dossier unique.
Enfin, si vous avez créé un diaporama linéaire, ne nécessitant aucune interaction, vous pouvez l'exporter sous forme d'une vidéo. Il ne sera alors pas nécessaire, pour la regarder, de disposer d'une visionneuse et tous les médias seront regroupés au sein d'un seul fichier. Vous devrez pour cela utiliser un logiciel spécifique qui enregistre tout ce qui se passe sur votre écran (en anglais screen recorder), par exemple Camstudio, un programme gratuit disponible sur CamStudio. Ce logiciel produit une vidéo au format Flash (un fichier d'extension SWF).
Sept conseils techniques pour réussir vos présentations
Insérez une animation en Flash
De nombreuses animations au format Flash sont disponibles sur Internet : utilisez-les pour illustrer vos présentations : elles s'avèrent particulièrement fluides et assez économes en espace disque.
Trouvez une animation en Flash : vous découvrirez sur de nombreux sites Web des petites animations en Flash. Ce sont des fichiers d'extension SWF. Pour en trouver, tapez par exemple free flash movies dans votre moteur de recherche Internet. Une fois le fichier SWF téléchargé, placez-le dans le même dossier que votre présentation PowerPoint.
Placez l'animation dans le diaporama : ouvrez votre présentation (si vous créez une nouvelle présentation, enregistrez-la avant de poursuivre, c'est obligatoire), puis sélectionnez la diapositive devant recevoir l'animation. Déroulez le menu Affichage, Barres d'outils et sélectionnez l'option Boîte à outils contrôles. Dans cette barre d'outils, cliquez sur Autres contrôles. Déroulez la liste jusqu'à la ligne Shockwave Flash Object. Si cette ligne n'apparaît pas, cela signifie qu'aucun logiciel de lecture des vidéos Flash n'est installé sur votre PC. Dans ce cas, téléchargez ce logiciel sur le site d'Adobe et recommencez l'opération. Sélectionnez cette ligne : le curseur de la souris prend l'apparence d'une croix. Dessinez le rectangle destiné à recevoir l'animation, puis faites un clic droit dans ce rectangle. Dans le menu qui s'affiche, sélectionnez Propriétés. Dans la fenêtre qui apparaît, tapez le nom de l'animation Flash (sans oublier l'extension SWF) à droite du champ Movie et validez par Entrée. Fermez la fenêtre Propriétés. Tapez F5 pour démarrer l'animation Flash.
Rembobinez le film à chaque chargement de la page : par défaut, l'animation ne redémarre pas au début lorsque vous changez de diapositive, et que vous décidez de revenir en arrière. Afin d'éviter ce désagrément, il est nécessaire d'écrire une macro. Pour cela, déroulez le menu Outils, Macro, Visual Basic Editor (ou tapez Alt + F11) et déroulez le menu Insertion, Module.
Saisissez le listing ci-contre et cliquez sur Enregistrer, puis sur l'icône Affichage Microsoft PowerPoint. Dans cet exemple, le fichier Flash situé dans la première diapositive (Slide 1) est « rembobiné » chaque fois que cette diapositive est affichée. Changez la valeur Slide 1 en Slide X, où X représente le numéro de la diapositive.
Si votre diaporama comporte plusieurs fichiers Flash, répétez les lignes 3 et 4 en modifiant la valeur Slide 1 à chaque fois. Lors du chargement du fichier, si PowerPoint vous avertit qu'il a bloqué l'exécution des macros, reportez-vous à l'encadré « Déverrouillez les macros »dans les premières pages de ce guide.
Créez un album photo
Vous souhaitez rassembler de nombreuses photos dans une présentation ? Au lieu de les insérer une par une, utilisez plutôt la fonction Album photo.
Pour cela, lancez PowerPoint, créez une présentation vierge et déroulez le menu Insertion, Images, Nouvel Album Photo. Cliquez sur le bouton Fichier/disque. Localisez et sélectionnez les images à ajouter à l'album (pour sélectionner plusieurs images, utilisez les touches Maj ou Ctrl). Enfin, cliquez sur le bouton Insérer. Les images apparaissent dans la liste Images dans l'album. Dans la liste Présentation de l'image, vous pouvez choisir le nombre de photos par diapositive. Il est également possible de modifier l'ordre d'apparition des photos en sélectionnant le cliché à déplacer dans la liste Images dans l'album, puis en utilisant les boutons Flèche vers le haut ou vers le bas. Vous pouvez enfin changer le sens de l'image, améliorer sa luminosité ou encore intensifier son contraste en cliquant sur les petites icônes placées sous l'aperçu de l'image. Quand tous les réglages sont au point, validez à l'aide du bouton Créer et appuyez sur F5 pour lancer le défilement de votre album. A chaque clic de souris, l'image suivante est affichée. Vous verrez plus loin comment rendre le défilement automatique.
Insérez une musique de fond.
Par défaut, lorsque vous insérez un morceau de musique dans PowerPoint via le menu Insertion, Films et sons, la musique s'arrête automatiquement dès que vous passez à la diapositive suivante. Si vous voulez que le morceau se poursuive lors du changement de slide, placez-vous dans la diapositive devant accueillir l'ambiance sonore et déroulez le menu Insertion, Films et sons, A partir d'un fichier audio. Parcourez l'arborescence de votre disque dur pour localiser votre fichier son (prenons, par exemple, le fichier groumf.mp3 ). Sélectionnez-le et validez par OK. Notez qu'il est également possible d'utiliser les options Son de la bibliothèque, ou Lecture d'une piste de CD audio.
PowerPoint affiche un message proposant de choisir la façon dont le son commence : cliquez sur le bouton Oui. Cliquez sur le petit haut-parleur affiché sur la diapositive et déroulez le menu Diaporama, Personnaliser l'animation. Dans le volet Personnaliser l'animation qui s'affiche à droite de l'écran, apparaît une liste contenant le nom de l'objet son (groumf.mp3). Cliquez sur la flèche située à droite de cet objet. Dans la liste qui s'affiche, choisissez la commande Options d'effet. Dans la zone Interrompre la lecture, cochez la case Après [.. ] diapositives. Saisissez le nombre de diapositives pendant lesquelles la musique doit se poursuivre (pour peu que le morceau ne se termine pas avant), par exemple : 4 (mettez 999 pour être certain de sélectionner la totalité du diaporama...) et validez par OK.
Changez les couleurs d'une image
En superposant un rectangle coloré à une image, vous pouvez facilement en modifier les nuances, comme le fait un filtre sur l'objectif d'un appareil photo.
Insérez un filtre de couleur. Vous pouvez ajouter une nuance de couleur à vos photos. Pour cela, insérez normalement votre image à l'aide du menu Insertion, Image, A partir du fichier. Affichez la barre d'outils Dessi, via le menu Affichage, Barres d'outils, puis tracez un rectangle qui recouvre exactement l'image (ou la zone de l'image) à colorer. Cette zone est momentanément recouverte par le rectangle. Double-cliquez sur le rectangle pour afficher sa fenêtre de propriétés et activez l'onglet Couleurs et traits.
Dans la zone Trait, déroulez la liste Couleur et choisissez Aucun Trait. Pour créer un filtre de couleur, choisissez une teinte dans la liste Couleur de la zone Remplissage et modifiez la transparence (par exemple 50 %). Utilisez le bouton Aperçu pour voir le résultat. Quand les réglages vous conviennent, validez par OK.
Créez un dégradé : si vous voulez réaliser un dégradé sur le côté droit de l'image par exemple, vous devez double-cliquer de nouveau sur le rectangle. Dans la zone Remplissage, déroulez la liste Couleur et choisissez Motifs et textures. Sélectionnez Unicolore. Déroulez la liste Couleur et sélectionnez Blanc. Dans la zone Transparence, indiquez un pourcentage entre 0 et 100 %. Cochez le type de dégradé Vertical et cliquez sur la vignette Variante située en haut à droite. Glissez le curseur Foncé-Clair sur Clair jusqu'à son extrémité droite. Enfin, validez deux fois par OK.
Insérez une image dynamique provenant du Web
Il est possible d'insérer une image Web fréquemment remise à jour, comme une carte météo, l'état du trafic routier, ou un diagramme boursier, et de demander à PowerPoint de l'actualiser à chaque lancement du diaporama.
Récupérez l'adresse exacte de l'image : sans fermer PowerPoint, ouvrez votre navigateur Internet et connectez-vous sur le site où se situe l'image. Faites un clic droit sur cette dernière et, dans le menu qui s'affiche, choisissez Propriétés. A la souris, sélectionnez entièrement l'adresse située à droite du texte : Adresse (Internet Explorer) ou Emplacement (Firefox) et tapez Ctrl C pour la copier dans le Presse-papiers. Attention : cette adresse, parfois longue, est peut-être tronquée dans la fenêtre. Veillez à bien la sélectionner en totalité.
Liez l'image dans PowerPoint : dans PowerPoint, déroulez le menu Insertion, Image, A partir du fichier. Cliquez dans la zone Nom du fichier et tapez Ctrl + V pour coller l'adresse de l'image Web. Ne cliquez pas sur le bouton Insérer , mais sur la flèche à droite de ce bouton. Laissez le bouton de la souris enfoncé tant que s'affiche le message Connexion au serveur Web et sélectionnez l'option Lier au fichier.
Enregistrez votre diaporama. L'image sera automatiquement actualisée à chaque ouverture de ce dernier. Attention : dans certains cas, cette manipulation ne fonctionne pas. En effet, certaines images placées sur les sites Web sont composées de plusieurs couches (de calques) qu'il est impossible de désolidariser.
Ajouter de l'interactivité
Définissez la vitesse d'exécution
Certaines présentations, notamment celles qui s'exécutent automatiquement, doivent être correctement minutées pour ne pas ennuyer l'assistance.
Affectez une durée de lecture à chaque diapositive : ouvrez votre diaporama et affichez la deuxième diapositive. Déroulez le menu Diaporama, Transition. Dans le volet de droite, choisissez, le cas échéant, un effet de transition entre la diapositive précédente et celle-ci. Vous pouvez également définir la Vitesse de la transition et lui affecter un effet sonore. Dans la zone Passer à la diapositive suivante, cochez la case Manuellement si vous voulez que l'utilisateur contrôle lui-même le défilement du diaporama.
Si ce dernier doit se dérouler sans intervention de l'utilisateur, cochez la case Automatiquement après et saisissez une durée d'affichage (en minutes :secondes) de chaque diapositive, puis cliquez sur Appliquer à toutes les diapositives. Comme il est généralement difficile d'estimer correctement cette durée, mieux vaut utiliser l'outil de vérification du minutage (voir ci-dessous). Procédez de même pour toutes les autres diapositives.
Contrôlez la durée d'une présentation : déroulez le menu Diaporama, Vérification du minutage. La présentation se lance immédiatement. Dans le coin supérieur gauche, une barre d'outils apparaît. La première icône (Suivant) permet d'avancer à la diapositive suivante. Lisez et regardez normalement le texte du diaporama et cliquez sur le bouton Suivant quand la durée d'affichage vous semble bonne. Cliquez ainsi sur ce bouton pour faire défiler les diapositives à votre rythme jusqu'à la fin du diaporama. PowerPoint affiche alors un message vous invitant à conserver le minutage des diapositives. Cliquez sur Oui. La Trieuse de diapositive s'affiche et le temps d'affichage de chaque visuel est indiqué sous son image.
Créez un texte défilant en générique
Pour inciter vos auditeurs à lire un texte sur une diapositive, faites-le défiler comme un générique de fin de film.
Pour y parvenir, la méthode la plus simple consiste à appliquer un jeu d'animations à votre diapositive. Une trentaine de jeux sont disponibles et permettent divers types de mouvements. A l'aide du menu Insertion, Nouvelle diapositive, ajoutez une diapositive de type Titre et texte. Saisissez le titre de la diapositive et le texte. Si le texte déborde du cadre, PowerPoint en réduit automatiquement la taille de police pour que le texte s'y loge entièrement. Pour conserver une taille de texte normale, désactivez l'ajustement automatique en cliquant sur l'icône représentant deux flèches l'une vers l'autre, située en bas à gauche du cadre de texte. Choisissez la commande Arrêter l'ajustement du texte à cet espace réservé. Le texte débordera en bas du cadre. Assurez-vous que, dans l'onglet Diapositives, la bonne diapositive est toujours sélectionnée. Déroulez le menu Diaporama, Jeux d'animations. Dans le volet situé à droite de l'écran, dans la section Captivant, choisissez le jeu Générique de fin. Un aperçu de la diapositive est immédiatement affiché.
Créez un bouton fuyant
Envie de vous amuser avec votre auditoire ? Ajoutez un bouton impossible à cliquer ! Son secret ? Il se déplace quand on cherche à cliquer dessus, voire quand le pointeur de la souris le survole. Effet garanti !
Définissez une macro. Vous allez procéder en deux temps : création d'une macro modifiant la position du bouton, puis affectation de cette macro au bouton. Ouvrez l'Editeur Visual Basic à l'aide de la combinaison de touches Alt + F11, déroulez le menu Insertion, Module et saisissez le listing ci-dessous. Dans la macro, osh correspond à l'élément (shape dans PowerPoint) sur lequel vous allez cliquer (ou passer la souris). Il peut s'agir aussi bien un tracé, d'une image, d'un graphique ou un objet OLE quelconque... La macro déplace simplement la position de osh vers une position aléatoire (comprise entre 0 et la taille de la fenêtre). Cette position est définie par son abscisse (osh.Left) et son ordonnée (osh.Top). Quant au facteur multiplicatif de 0.9, il empêche le bouton de se situer en dehors de l'écran.
Affectez-la à un bouton : dessinez un rectangle sur la diapositive, par exemple à l'aide de la barre d'outils Dessin. Pour mettre du texte dans ce rectangle, faites un clic droit dessus, choisissez Ajouter texte et saisissez un mot. Faites un clic droit sur le rectangle et choisissez la commande Paramètres des actions. Si vous souhaitez que le bouton se déplace quand on clique dessus, activez l'onglet Cliquer avec la souris. Si vous préférez que le déplacement se fasse dès que la souris le survole, optez pour l'onglet Pointer avec la souris. Dans les deux cas, cliquez sur Exécuter la macro et choisissez Gag dans la liste déroulante. Validez en cliquant sur OK. Puis appuyez sur F5 pour apprécier l'effet.
Animez une image selon une trajectoire prédéfinie
Une image ou une forme attirera l'attention si elle se déplace dans une diapositive. Pour obtenir cet effet, commencez par insérer l'image ou la forme à animer. Faites un clic droit sur l'élément et choisissez la commande Personnaliser l'animation. Dans le volet de droite, cliquez sur le bouton Ajouter un effet et choisissez un type de trajectoire. Outre les six directions standard (vers le bas, la droite, la gauche...), vous trouverez un grand nombre d'autres modes de déplacement en cliquant sur Autres trajectoires (telles que cercle, triangle, courbe, ressort, neutron...). Vous pouvez également créer votre propre trajectoire à l'aide de la commande Tracer une trajectoire personnalisée.
Dans ce cas, optez de préférence pour Courbe (évitez le Dessin à main levée, peu pratique). Tracez la trajectoire sur la diapositive en maintenant le bouton gauche enfoncé et en cliquant chaque fois que vous changez de direction. Enfin, double-cliquez pour terminer le tracé. Activez ensuite le bouton Lecture, en bas à droite pour avoir un aperçu du résultat. Si vous souhaitez modifier la vitesse de défilement, déroulez la liste Vitesse et choisissez Très lente, Lente... Vous pouvez modifier a posteriori un tracé en sélectionnant dans la liste Chemin d'accès, la commande Modifier les points puis en déplaçant les petits rectangles noirs. Enfin, à l'aide de la liste Début, définissez si l'animation doit commencer quand on clique sur l'élément (option Au clic) ou si vous préférez qu'elle s'amorce dès le chargement de la diapositive (option Démarrer avec le précédent). Pour obtenir des effets spectaculaires, n'hésitez pas à créer plusieurs animations dans un même slide.
Créez une borne interactive.
Si probablement que la plupart des commandes du clavier vous devez faire tourner votre présentation sur une machine placée dans un lieu public, vous souhaiterez soient désactivées. De plus, si vous avez créé des liens hypertextes entre diapositives, il est préférable que ces derniers constituent la seule méthode autorisée pour naviguer dans la présentation.
Pour y parvenir, déroulez le menu Diaporama, Paramètres du diaporama. Dans la zone Type de diaporama, cochez la case Visionner sur une borne (plein écran). Validez en cliquant par OK. Vous constaterez en affichant le diaporama (touche F5) qu'aucun menu n'est accessible. Seule la touche Echap permet de revenir à PowerPoint. A vous de masquer cette touche... voire de cacher le clavier (mais pas de le débrancher : tous les PC ne l'acceptent pas !).
Animez des graphiques
Vous avez créé un graphique en histogramme et vous souhaitez faire apparaître une première série de données puis une deuxième série quelques secondes plus tard, avec un effet entre les deux. Dans ce cas, il n'est pas toujours simple d'utiliser les effets d'animations pour faire apparaître une partie d'un graphique (ou d'une image). Mieux vaut créer deux diapositives quasiment identiques et ajouter une transition entre les deux. Dans le cas présent, la différence entre les deux diapositives sera uniquement le graphique : la première ne contiendra qu'une seule série de données alors que la seconde contiendra le graphique avec ses deux séries.
Saisissez le titre de la diapositive, les textes et éventuelles autres illustrations. Ajoutez-y le graphique à l'aide du menu Insertion, Graphique. Nous supposerons qu'il s'agit d'un graphique à barres (graphique par défaut), contenant deux séries de données, comme dans l' écran ci-contre . A l'aide du menu Affichage, passez en mode Trieuse de diaporama. . Sélectionnez la diapositive venant d'être créée. Déroulez les menus Edition, Copier puis Edition, Coller . Double-cliquez sur la diapositive initiale afin de revenir au mode Normal. Double-cliquez sur le graphique afin d'afficher la feuille de données. Supprimez les valeurs de la seconde série de données en conservant uniquement le titre de la série. Validez en cliquant à l'extérieur du graphique. Déroulez le menu Diaporama, Transition. Choisissez par exemple la transition Balayage en haut ou Fondu léger. Il ne vous reste plus qu'à afficher le résultat en pressant F5.
Insérez une image qui change quand la souris la survole
Pour rendre une image (ou un bouton) plus interactif, vous pouvez demander que son aspect change quand le pointeur de la souris le survole.
Saisissez les macros : ouvrez l'Editeur Visual Basic (Alt F11) et déroulez le menu Insertion, Module. Saisissez le listing ci-contre. Puis cliquez sur le bouton Affichage Microsoft PowerPoint.
Placez un fond transparent. Afin de détecter les mouvements de la souris à la sortie de l'image, il est indispensable de commencer par créer un rectangle transparent couvrant toute la diapositive. Pour cela, cliquez dans la barre d'outils Dessin sur l'icône Rectangle et tracez un rectangle dont les bords débordent légèrement de la diapositive. Faites un clic droit sur le rectangle et, dans le menu qui apparaît, choisissez Paramètres des actions. Dans l'onglet Pointer avec la souris , cliquez sur Exécuter la macro et sélectionnez SourisSort. Validez par OK. Double-cliquez dessus afin d'ouvrir la fenêtre Format de la forme automatique. Dans la zone Remplissage, déroulez la liste Couleur et choisissez Aucun remplissage. Comme Couleur de trait, choisissez Aucun trait. Validez par OK.
Insérez les deux images : déroulez le menu Insertion, Image, A partir du fichier, et sélectionnez, dans l'arborescence du disque, l'image qui sera affichée lorsque le pointeur de la souris survolera le rectangle. Cliquez sur le bouton Insérer. Procédez de la même manière pour insérer l'autre image à afficher, celle qui doit apparaître lorsque le pointeur n'est plus sur l'image. Attention ! les deux images doivent être exactement de la même taille. Déplacez la seconde image afin qu'elle recouvre exactement la première. Faites un clic droit sur l'image que vous venez d'insérer et choisissez la commande Paramètres des actions. Dans l'onglet Pointer avec la souris, puis cochez l'option Exécuter la macro et sélectionnez SourisEntre. Validez par OK . Enregistrez, puis testez le diaporama en tapant sur F5.
Etablissez des liens entre diapositives
Un diaporama ne se déroule pas toujours de façon linéaire. Ainsi, vous pouvez créer une diapositive servant de sommaire : elle contiendra des liens permettant d'accéder directement à telle ou telle partie du diaporama. Nous avons vu avec le bouton « gag », que l'on pouvait affecter une action quelconque à de nombreux types d'objets (tracé, rectangle, image, zone de texte...).
L'une de ces actions est la création d'un lien hypertexte. Sélectionnez simplement un morceau de texte à l'intérieur d'une diapositive, puis faites un clic droit dans cette sélection. Dans la liste qui s'affiche, choisissez Paramètres des actions. Dans l'onglet Cliquer avec la souris, cochez l'option Créer un lien hypertexte vers et sélectionnez par exemple Diapositive... Sélectionnez le slide vers lequel ce bouton conduira, puis validez deux fois par OK. Le lien (s'il s'agit de texte) est désormais souligné comme c'est le cas dans les liens des pages Web. Vous pouvez, en procédant de la même façon, créer une passerelle vers un autre diaporama.
Créez des zones interactives dans une image
Pour augmenter l'interactivité, vous pouvez afficher des informations au moment où l'utilisateur clique sur une zone. Cette technique, souvent utilisée dans les sites Web, peut aussi être réalisée dans PowerPoint.
Prenons l'exemple d'une carte interactive où le nom de la ville apparaît dans une infobulle quand on clique sur un cercle représentant la position de la ville. A partir d'une diapositive vierge, insérez une carte de France vide (vous en trouverez sur le site Hist-Geo.com. Ajoutez un petit cercle en utilisant, par exemple la forme Ellipse dans la barre d'outils Dessin. Pour créer un cercle parfait avec l'outil Ellipse, il vous suffit de maintenir la touche Maj enfoncée pendant que vous tracez la forme. Créez à proximité de ce cercle une bulle en utilisant à nouveau la barre d'outils Dessin et en choisissant l'une des Formes Automatiques de type Bulles et légendes. Pour y ajouter un texte, cliquez à l'aide du bouton droit sur la bulle, puis choisissez la commande Ajouter texte (ou Modifier le texte si un mot figure déjà). Saisissez par exemple Paris et tapez sur Entrée. Déroulez le menu Diaporama, Personnaliser l'animation (la bulle doit être sélectionnée). Cliquez sur le bouton Ajouter un effet et sélectionnez par exemple Ouverture, Damier. Une ligne commençant par une étoile verte est ajoutée plus bas dans la fenêtre : double-cliquez dessus afin de modifier les paramètres de l'animation. Dans la fenêtre qui s'affiche, activez l'onglet Minutage, cliquez sur le bouton Déclencheurs et sélectionnez l'option Démarrer l'effet lors du clic. Choisissez dans la liste déroulante Ellipse Nn (Nn est le numéro de l'ellipse que vous avez insérée). Validez en cliquant sur OK. Procédez de même avec les autres villes en créant le cercle et la bulle correspondante, puis en affectant les mêmes animations.
Mémorisez des notes durant une présentation
Pendant qu'une présentation est en cours, vous pouvez saisir des commentaires dans chaque diapositive. Ces informations seront enregistrées dans le fichier PowerPoint. Ainsi, d'autres utilisateurs pourront en prendre connaissance. Alors que le diaporama est en cours d'exécution, faites un clic droit n'importe où.
Dans le menu qui s'affiche, choisissez Commentaires du présentateur. Tapez le texte correspondant à la diapositive actuellement affichée, puis cliquez sur Fermer. Vous pouvez attacher un commentaire différent pour chaque diapositive. Une fois le diaporama terminé, vous pouvez retrouver ces informations dans la zone Commentaire située en bas de la fenêtre (si cette fenêtre n'apparaît pas, déroulez le menu Affichage et choisissez Normal). Vous pouvez également afficher puis imprimer ces informations en déroulant le menu Affichage, Page de commentaires.
Faites votre show avec PowerPoint
De tous les logiciels de la suite Office, PowerPoint est souvent considéré comme le plus simple à utiliser. C'est normal, la plupart des utilisateurs se contentent d'en exploiter les fonctions de base en créant des diapositives (ou slides en anglais, terme que nous utiliserons parfois dans ce guide) et en les faisant défiler de façon linéaire...
Or, avec PowerPoint, vous pouvez faire bien plus qu'une simple présentation de résultats trimestriels. Ce logiciel, véritable outil multimédia, est capable de gérer images, vidéos, sons, en permettant à l'utilisateur d'agir à tout moment sur le déroulement d'un diaporama. Les exemples d'applications sont nombreux.
Vous pouvez créer des diaporamas personnels sophistiqués - pour des photos de vacances ou pour un événement familial -, des bornes interactives, vous pouvez aussi ajouter des éléments issus d'un site Web, concevoir des supports de formation multimédia, des jeux, des gags... Qui n'a jamais reçu, par e-mail, ces petites présentations PowerPoint riches en effets spéciaux ?
Toutes les animations et tous les effets imaginables
Pour profiter de toute la puissance du logiciel, nous allons vous montrer comment contrôler avec précision les éléments insérés dans vos présentations (images, sons, vidéos...), y compris si les éléments proviennent d'Internet. Ensuite, vous verrez comment créer des effets spéciaux : une image qui change d'aspect quand le pointeur de la souris la survole, par exemple.
En alliant les effets de transitions, les animations et les déclencheurs, vous pouvez effectuer quasiment toutes les animations et effets imaginables. Vous verrez aussi comment, en écrivant quelques lignes de macroinstructions, vous allez décupler les possibilités de PowerPoint.
Toutes les manipulations de ce guide sont présentées sous forme de modules indépendants. Vous n'êtes donc nullement tenu de reproduire dans l'ordre toutes les manipulations présentées. Vous pouvez vous contenter des pas-à-pas qui vous intéressent.
Si vous manquez d'imagination, rien ne vous empêche de regarder ce que d'autres ont réalisé avant vous avec PowerPoint. Vous trouverez divers modèles de présentations sur des sites comme celui d'Office Microsoft ou de Brain Betty.
Nul besoin de logiciels complétaires
Afin de reproduire tous nos exemples sur votre PC, aucun logiciel complémentaire n'est nécessaire ; PowerPoint se suffit à lui-même. Nous avons choisi d'utiliser la version XP (dite également 2002) du logiciel, la plus répandue. Toutefois, si vous utilisez une version plus récente, vous n'aurez aucune difficulté à en adapter le contenu. Nous supposons que vous avez déjà une connaissance sommaire de PowerPoint et ne détaillons donc pas les opérations de base comme l'ouverture ou le lancement d'un diaporama ou encore la création d'une diapositive.
Quel que soit votre projet, gardez à l'esprit le but de votre diaporama, c'est-à-dire à qui il s'adresse et les conditions dans lesquelles il sera regardé. Inutile de créer des effets spéciaux si le diaporama est présenté par vous-même ; réservez ces « plus » aux présentations affichées sur une borne interactive ou sur Internet. Dans ce dernier cas, il est également peu probable que vous ayez à gérer de la vidéo, pour des raisons de poids de fichier.
En revanche, vous voudrez peut-être insérer une image dynamique en provenance du site Web ou créer un effet de défilement de texte permettant à celui-ci d'être bien vu par tous les internautes ! Alors lancez-vous ! Vous allez découvrir des facettes de PowerPoint intéressantes et qui vont vous étonner...
Déverrouillez les macros
Plusieurs manipulations de ce guide mettent en oeuvre des macro-instructions. Or, par défaut, PowerPoint interdit leur exécution pour des raisons de sécurité. Pour que nos exemples puissent fonctionner, vous devez réduire légèrement le niveau de sécurité. Dans PowerPoint, déroulez le menu Outils, Macros, Sécurité. Cochez l'option Niveau de sécurité moyen et validez par OK. A chaque ouverture d'une présentation, PowerPoint demande l'autorisation pour l'exécution des macros. Cliquez sur Oui. Evitez le niveau de sécurité bas : vous vous exposeriez à une contamination par des macro-virus.
Exportez vos présentations
Une fois votre présentation terminée, vous devez choisir le bon format d'enregistrement. Le mode le plus classique consiste à enregistrer la présentation dans un fichier PPS afin qu'elle puisse être lue avec la visionneuse (disponible gratuitement, sur le site de Microsoft, pour les utilisateurs ne disposant pas de PowerPoint).
Toutefois, en raison des fichiers inclus dans la présentation sous la forme de liens, il est parfois plus pratique d'utiliser le menu Fichier, Présentation à emporter afin de ne rien oublier ! Tous les fichiers (y compris la présentation et, si nécessaire, la visionneuse) seront ainsi regroupés dans un dossier unique.
Enfin, si vous avez créé un diaporama linéaire, ne nécessitant aucune interaction, vous pouvez l'exporter sous forme d'une vidéo. Il ne sera alors pas nécessaire, pour la regarder, de disposer d'une visionneuse et tous les médias seront regroupés au sein d'un seul fichier. Vous devrez pour cela utiliser un logiciel spécifique qui enregistre tout ce qui se passe sur votre écran (en anglais screen recorder), par exemple Camstudio, un programme gratuit disponible sur CamStudio. Ce logiciel produit une vidéo au format Flash (un fichier d'extension SWF).
Sept conseils techniques pour réussir vos présentations
- 1. Réduisez les dimensions des images avant de les insérer dans une présentation : vous diminuerez la taille de votre fichier. Conservez toutefois une version en pleine définition de vos images au cas où vous auriez besoin de les modifier.
- 2. Si vous diffusez vos présentations sur le Web, évitez d'y insérer des objets liés (comme des vidéos ou des fichiers sons). En revanche, vous pouvez créer des liens avec des médias situés directement sur Internet.
- 3. Incluez systématiquement les polices dans votre présentation, vous éviterez les soucis si vous la copiez sur un autre PC. Pour cela, déroulez le menu Outils, Options, et dans l'onglet Enregistrement, cochez la case Incorporer les polices TrueType.
- 4. Pour positionner précisément des éléments sur une page, affichez la règle ainsi que la grille et les repères de dessin (menu Affichage, Règle et Affichage, Grille et repères).
- 5. Adoptez les menus longs : vous éviterez ainsi de passer à côté de commandes qui pourraient vous faciliter la tâche. Pour cela, déroulez le menu Outils, Personnaliser, Options et cochez Toujours afficher les menus dans leur intégralité.
- 6. Si un élément se répète sur de nombreuses diapositives (par exemple un logo), placez-le directement dans le Masque de diapositive (menu Affichage, Masque). Il sera inséré automatiquement dans chaque diapositive (vous pourrez toujours le supprimer ou le déplacer).
- 7. Enregistrez vos présentations sous forme de modèles (Enregistrer sous, Type de fichier : Modèle de conception). Vous conserverez ainsi les macros, les masques... pour vos futures présentations.
Insérez une animation en Flash
De nombreuses animations au format Flash sont disponibles sur Internet : utilisez-les pour illustrer vos présentations : elles s'avèrent particulièrement fluides et assez économes en espace disque.
Trouvez une animation en Flash : vous découvrirez sur de nombreux sites Web des petites animations en Flash. Ce sont des fichiers d'extension SWF. Pour en trouver, tapez par exemple free flash movies dans votre moteur de recherche Internet. Une fois le fichier SWF téléchargé, placez-le dans le même dossier que votre présentation PowerPoint.
Placez l'animation dans le diaporama : ouvrez votre présentation (si vous créez une nouvelle présentation, enregistrez-la avant de poursuivre, c'est obligatoire), puis sélectionnez la diapositive devant recevoir l'animation. Déroulez le menu Affichage, Barres d'outils et sélectionnez l'option Boîte à outils contrôles. Dans cette barre d'outils, cliquez sur Autres contrôles. Déroulez la liste jusqu'à la ligne Shockwave Flash Object. Si cette ligne n'apparaît pas, cela signifie qu'aucun logiciel de lecture des vidéos Flash n'est installé sur votre PC. Dans ce cas, téléchargez ce logiciel sur le site d'Adobe et recommencez l'opération. Sélectionnez cette ligne : le curseur de la souris prend l'apparence d'une croix. Dessinez le rectangle destiné à recevoir l'animation, puis faites un clic droit dans ce rectangle. Dans le menu qui s'affiche, sélectionnez Propriétés. Dans la fenêtre qui apparaît, tapez le nom de l'animation Flash (sans oublier l'extension SWF) à droite du champ Movie et validez par Entrée. Fermez la fenêtre Propriétés. Tapez F5 pour démarrer l'animation Flash.
Rembobinez le film à chaque chargement de la page : par défaut, l'animation ne redémarre pas au début lorsque vous changez de diapositive, et que vous décidez de revenir en arrière. Afin d'éviter ce désagrément, il est nécessaire d'écrire une macro. Pour cela, déroulez le menu Outils, Macro, Visual Basic Editor (ou tapez Alt + F11) et déroulez le menu Insertion, Module.
Saisissez le listing ci-contre et cliquez sur Enregistrer, puis sur l'icône Affichage Microsoft PowerPoint. Dans cet exemple, le fichier Flash situé dans la première diapositive (Slide 1) est « rembobiné » chaque fois que cette diapositive est affichée. Changez la valeur Slide 1 en Slide X, où X représente le numéro de la diapositive.
Si votre diaporama comporte plusieurs fichiers Flash, répétez les lignes 3 et 4 en modifiant la valeur Slide 1 à chaque fois. Lors du chargement du fichier, si PowerPoint vous avertit qu'il a bloqué l'exécution des macros, reportez-vous à l'encadré « Déverrouillez les macros »dans les premières pages de ce guide.
Créez un album photo
Vous souhaitez rassembler de nombreuses photos dans une présentation ? Au lieu de les insérer une par une, utilisez plutôt la fonction Album photo.
Pour cela, lancez PowerPoint, créez une présentation vierge et déroulez le menu Insertion, Images, Nouvel Album Photo. Cliquez sur le bouton Fichier/disque. Localisez et sélectionnez les images à ajouter à l'album (pour sélectionner plusieurs images, utilisez les touches Maj ou Ctrl). Enfin, cliquez sur le bouton Insérer. Les images apparaissent dans la liste Images dans l'album. Dans la liste Présentation de l'image, vous pouvez choisir le nombre de photos par diapositive. Il est également possible de modifier l'ordre d'apparition des photos en sélectionnant le cliché à déplacer dans la liste Images dans l'album, puis en utilisant les boutons Flèche vers le haut ou vers le bas. Vous pouvez enfin changer le sens de l'image, améliorer sa luminosité ou encore intensifier son contraste en cliquant sur les petites icônes placées sous l'aperçu de l'image. Quand tous les réglages sont au point, validez à l'aide du bouton Créer et appuyez sur F5 pour lancer le défilement de votre album. A chaque clic de souris, l'image suivante est affichée. Vous verrez plus loin comment rendre le défilement automatique.
Insérez une musique de fond.
Par défaut, lorsque vous insérez un morceau de musique dans PowerPoint via le menu Insertion, Films et sons, la musique s'arrête automatiquement dès que vous passez à la diapositive suivante. Si vous voulez que le morceau se poursuive lors du changement de slide, placez-vous dans la diapositive devant accueillir l'ambiance sonore et déroulez le menu Insertion, Films et sons, A partir d'un fichier audio. Parcourez l'arborescence de votre disque dur pour localiser votre fichier son (prenons, par exemple, le fichier groumf.mp3 ). Sélectionnez-le et validez par OK. Notez qu'il est également possible d'utiliser les options Son de la bibliothèque, ou Lecture d'une piste de CD audio.
PowerPoint affiche un message proposant de choisir la façon dont le son commence : cliquez sur le bouton Oui. Cliquez sur le petit haut-parleur affiché sur la diapositive et déroulez le menu Diaporama, Personnaliser l'animation. Dans le volet Personnaliser l'animation qui s'affiche à droite de l'écran, apparaît une liste contenant le nom de l'objet son (groumf.mp3). Cliquez sur la flèche située à droite de cet objet. Dans la liste qui s'affiche, choisissez la commande Options d'effet. Dans la zone Interrompre la lecture, cochez la case Après [.. ] diapositives. Saisissez le nombre de diapositives pendant lesquelles la musique doit se poursuivre (pour peu que le morceau ne se termine pas avant), par exemple : 4 (mettez 999 pour être certain de sélectionner la totalité du diaporama...) et validez par OK.
Changez les couleurs d'une image
En superposant un rectangle coloré à une image, vous pouvez facilement en modifier les nuances, comme le fait un filtre sur l'objectif d'un appareil photo.
Insérez un filtre de couleur. Vous pouvez ajouter une nuance de couleur à vos photos. Pour cela, insérez normalement votre image à l'aide du menu Insertion, Image, A partir du fichier. Affichez la barre d'outils Dessi, via le menu Affichage, Barres d'outils, puis tracez un rectangle qui recouvre exactement l'image (ou la zone de l'image) à colorer. Cette zone est momentanément recouverte par le rectangle. Double-cliquez sur le rectangle pour afficher sa fenêtre de propriétés et activez l'onglet Couleurs et traits.
Dans la zone Trait, déroulez la liste Couleur et choisissez Aucun Trait. Pour créer un filtre de couleur, choisissez une teinte dans la liste Couleur de la zone Remplissage et modifiez la transparence (par exemple 50 %). Utilisez le bouton Aperçu pour voir le résultat. Quand les réglages vous conviennent, validez par OK.
Créez un dégradé : si vous voulez réaliser un dégradé sur le côté droit de l'image par exemple, vous devez double-cliquer de nouveau sur le rectangle. Dans la zone Remplissage, déroulez la liste Couleur et choisissez Motifs et textures. Sélectionnez Unicolore. Déroulez la liste Couleur et sélectionnez Blanc. Dans la zone Transparence, indiquez un pourcentage entre 0 et 100 %. Cochez le type de dégradé Vertical et cliquez sur la vignette Variante située en haut à droite. Glissez le curseur Foncé-Clair sur Clair jusqu'à son extrémité droite. Enfin, validez deux fois par OK.
Insérez une image dynamique provenant du Web
Il est possible d'insérer une image Web fréquemment remise à jour, comme une carte météo, l'état du trafic routier, ou un diagramme boursier, et de demander à PowerPoint de l'actualiser à chaque lancement du diaporama.
Récupérez l'adresse exacte de l'image : sans fermer PowerPoint, ouvrez votre navigateur Internet et connectez-vous sur le site où se situe l'image. Faites un clic droit sur cette dernière et, dans le menu qui s'affiche, choisissez Propriétés. A la souris, sélectionnez entièrement l'adresse située à droite du texte : Adresse (Internet Explorer) ou Emplacement (Firefox) et tapez Ctrl C pour la copier dans le Presse-papiers. Attention : cette adresse, parfois longue, est peut-être tronquée dans la fenêtre. Veillez à bien la sélectionner en totalité.
Liez l'image dans PowerPoint : dans PowerPoint, déroulez le menu Insertion, Image, A partir du fichier. Cliquez dans la zone Nom du fichier et tapez Ctrl + V pour coller l'adresse de l'image Web. Ne cliquez pas sur le bouton Insérer , mais sur la flèche à droite de ce bouton. Laissez le bouton de la souris enfoncé tant que s'affiche le message Connexion au serveur Web et sélectionnez l'option Lier au fichier.
Enregistrez votre diaporama. L'image sera automatiquement actualisée à chaque ouverture de ce dernier. Attention : dans certains cas, cette manipulation ne fonctionne pas. En effet, certaines images placées sur les sites Web sont composées de plusieurs couches (de calques) qu'il est impossible de désolidariser.
Ajouter de l'interactivité
Définissez la vitesse d'exécution
Certaines présentations, notamment celles qui s'exécutent automatiquement, doivent être correctement minutées pour ne pas ennuyer l'assistance.
Affectez une durée de lecture à chaque diapositive : ouvrez votre diaporama et affichez la deuxième diapositive. Déroulez le menu Diaporama, Transition. Dans le volet de droite, choisissez, le cas échéant, un effet de transition entre la diapositive précédente et celle-ci. Vous pouvez également définir la Vitesse de la transition et lui affecter un effet sonore. Dans la zone Passer à la diapositive suivante, cochez la case Manuellement si vous voulez que l'utilisateur contrôle lui-même le défilement du diaporama.
Si ce dernier doit se dérouler sans intervention de l'utilisateur, cochez la case Automatiquement après et saisissez une durée d'affichage (en minutes :secondes) de chaque diapositive, puis cliquez sur Appliquer à toutes les diapositives. Comme il est généralement difficile d'estimer correctement cette durée, mieux vaut utiliser l'outil de vérification du minutage (voir ci-dessous). Procédez de même pour toutes les autres diapositives.
Contrôlez la durée d'une présentation : déroulez le menu Diaporama, Vérification du minutage. La présentation se lance immédiatement. Dans le coin supérieur gauche, une barre d'outils apparaît. La première icône (Suivant) permet d'avancer à la diapositive suivante. Lisez et regardez normalement le texte du diaporama et cliquez sur le bouton Suivant quand la durée d'affichage vous semble bonne. Cliquez ainsi sur ce bouton pour faire défiler les diapositives à votre rythme jusqu'à la fin du diaporama. PowerPoint affiche alors un message vous invitant à conserver le minutage des diapositives. Cliquez sur Oui. La Trieuse de diapositive s'affiche et le temps d'affichage de chaque visuel est indiqué sous son image.
Créez un texte défilant en générique
Pour inciter vos auditeurs à lire un texte sur une diapositive, faites-le défiler comme un générique de fin de film.
Pour y parvenir, la méthode la plus simple consiste à appliquer un jeu d'animations à votre diapositive. Une trentaine de jeux sont disponibles et permettent divers types de mouvements. A l'aide du menu Insertion, Nouvelle diapositive, ajoutez une diapositive de type Titre et texte. Saisissez le titre de la diapositive et le texte. Si le texte déborde du cadre, PowerPoint en réduit automatiquement la taille de police pour que le texte s'y loge entièrement. Pour conserver une taille de texte normale, désactivez l'ajustement automatique en cliquant sur l'icône représentant deux flèches l'une vers l'autre, située en bas à gauche du cadre de texte. Choisissez la commande Arrêter l'ajustement du texte à cet espace réservé. Le texte débordera en bas du cadre. Assurez-vous que, dans l'onglet Diapositives, la bonne diapositive est toujours sélectionnée. Déroulez le menu Diaporama, Jeux d'animations. Dans le volet situé à droite de l'écran, dans la section Captivant, choisissez le jeu Générique de fin. Un aperçu de la diapositive est immédiatement affiché.
Créez un bouton fuyant
Envie de vous amuser avec votre auditoire ? Ajoutez un bouton impossible à cliquer ! Son secret ? Il se déplace quand on cherche à cliquer dessus, voire quand le pointeur de la souris le survole. Effet garanti !
Définissez une macro. Vous allez procéder en deux temps : création d'une macro modifiant la position du bouton, puis affectation de cette macro au bouton. Ouvrez l'Editeur Visual Basic à l'aide de la combinaison de touches Alt + F11, déroulez le menu Insertion, Module et saisissez le listing ci-dessous. Dans la macro, osh correspond à l'élément (shape dans PowerPoint) sur lequel vous allez cliquer (ou passer la souris). Il peut s'agir aussi bien un tracé, d'une image, d'un graphique ou un objet OLE quelconque... La macro déplace simplement la position de osh vers une position aléatoire (comprise entre 0 et la taille de la fenêtre). Cette position est définie par son abscisse (osh.Left) et son ordonnée (osh.Top). Quant au facteur multiplicatif de 0.9, il empêche le bouton de se situer en dehors de l'écran.
Affectez-la à un bouton : dessinez un rectangle sur la diapositive, par exemple à l'aide de la barre d'outils Dessin. Pour mettre du texte dans ce rectangle, faites un clic droit dessus, choisissez Ajouter texte et saisissez un mot. Faites un clic droit sur le rectangle et choisissez la commande Paramètres des actions. Si vous souhaitez que le bouton se déplace quand on clique dessus, activez l'onglet Cliquer avec la souris. Si vous préférez que le déplacement se fasse dès que la souris le survole, optez pour l'onglet Pointer avec la souris. Dans les deux cas, cliquez sur Exécuter la macro et choisissez Gag dans la liste déroulante. Validez en cliquant sur OK. Puis appuyez sur F5 pour apprécier l'effet.
Animez une image selon une trajectoire prédéfinie
Une image ou une forme attirera l'attention si elle se déplace dans une diapositive. Pour obtenir cet effet, commencez par insérer l'image ou la forme à animer. Faites un clic droit sur l'élément et choisissez la commande Personnaliser l'animation. Dans le volet de droite, cliquez sur le bouton Ajouter un effet et choisissez un type de trajectoire. Outre les six directions standard (vers le bas, la droite, la gauche...), vous trouverez un grand nombre d'autres modes de déplacement en cliquant sur Autres trajectoires (telles que cercle, triangle, courbe, ressort, neutron...). Vous pouvez également créer votre propre trajectoire à l'aide de la commande Tracer une trajectoire personnalisée.
Dans ce cas, optez de préférence pour Courbe (évitez le Dessin à main levée, peu pratique). Tracez la trajectoire sur la diapositive en maintenant le bouton gauche enfoncé et en cliquant chaque fois que vous changez de direction. Enfin, double-cliquez pour terminer le tracé. Activez ensuite le bouton Lecture, en bas à droite pour avoir un aperçu du résultat. Si vous souhaitez modifier la vitesse de défilement, déroulez la liste Vitesse et choisissez Très lente, Lente... Vous pouvez modifier a posteriori un tracé en sélectionnant dans la liste Chemin d'accès, la commande Modifier les points puis en déplaçant les petits rectangles noirs. Enfin, à l'aide de la liste Début, définissez si l'animation doit commencer quand on clique sur l'élément (option Au clic) ou si vous préférez qu'elle s'amorce dès le chargement de la diapositive (option Démarrer avec le précédent). Pour obtenir des effets spectaculaires, n'hésitez pas à créer plusieurs animations dans un même slide.
Créez une borne interactive.
Si probablement que la plupart des commandes du clavier vous devez faire tourner votre présentation sur une machine placée dans un lieu public, vous souhaiterez soient désactivées. De plus, si vous avez créé des liens hypertextes entre diapositives, il est préférable que ces derniers constituent la seule méthode autorisée pour naviguer dans la présentation.
Pour y parvenir, déroulez le menu Diaporama, Paramètres du diaporama. Dans la zone Type de diaporama, cochez la case Visionner sur une borne (plein écran). Validez en cliquant par OK. Vous constaterez en affichant le diaporama (touche F5) qu'aucun menu n'est accessible. Seule la touche Echap permet de revenir à PowerPoint. A vous de masquer cette touche... voire de cacher le clavier (mais pas de le débrancher : tous les PC ne l'acceptent pas !).
Animez des graphiques
Vous avez créé un graphique en histogramme et vous souhaitez faire apparaître une première série de données puis une deuxième série quelques secondes plus tard, avec un effet entre les deux. Dans ce cas, il n'est pas toujours simple d'utiliser les effets d'animations pour faire apparaître une partie d'un graphique (ou d'une image). Mieux vaut créer deux diapositives quasiment identiques et ajouter une transition entre les deux. Dans le cas présent, la différence entre les deux diapositives sera uniquement le graphique : la première ne contiendra qu'une seule série de données alors que la seconde contiendra le graphique avec ses deux séries.
Saisissez le titre de la diapositive, les textes et éventuelles autres illustrations. Ajoutez-y le graphique à l'aide du menu Insertion, Graphique. Nous supposerons qu'il s'agit d'un graphique à barres (graphique par défaut), contenant deux séries de données, comme dans l' écran ci-contre . A l'aide du menu Affichage, passez en mode Trieuse de diaporama. . Sélectionnez la diapositive venant d'être créée. Déroulez les menus Edition, Copier puis Edition, Coller . Double-cliquez sur la diapositive initiale afin de revenir au mode Normal. Double-cliquez sur le graphique afin d'afficher la feuille de données. Supprimez les valeurs de la seconde série de données en conservant uniquement le titre de la série. Validez en cliquant à l'extérieur du graphique. Déroulez le menu Diaporama, Transition. Choisissez par exemple la transition Balayage en haut ou Fondu léger. Il ne vous reste plus qu'à afficher le résultat en pressant F5.
Insérez une image qui change quand la souris la survole
Pour rendre une image (ou un bouton) plus interactif, vous pouvez demander que son aspect change quand le pointeur de la souris le survole.
Saisissez les macros : ouvrez l'Editeur Visual Basic (Alt F11) et déroulez le menu Insertion, Module. Saisissez le listing ci-contre. Puis cliquez sur le bouton Affichage Microsoft PowerPoint.
Placez un fond transparent. Afin de détecter les mouvements de la souris à la sortie de l'image, il est indispensable de commencer par créer un rectangle transparent couvrant toute la diapositive. Pour cela, cliquez dans la barre d'outils Dessin sur l'icône Rectangle et tracez un rectangle dont les bords débordent légèrement de la diapositive. Faites un clic droit sur le rectangle et, dans le menu qui apparaît, choisissez Paramètres des actions. Dans l'onglet Pointer avec la souris , cliquez sur Exécuter la macro et sélectionnez SourisSort. Validez par OK. Double-cliquez dessus afin d'ouvrir la fenêtre Format de la forme automatique. Dans la zone Remplissage, déroulez la liste Couleur et choisissez Aucun remplissage. Comme Couleur de trait, choisissez Aucun trait. Validez par OK.
Insérez les deux images : déroulez le menu Insertion, Image, A partir du fichier, et sélectionnez, dans l'arborescence du disque, l'image qui sera affichée lorsque le pointeur de la souris survolera le rectangle. Cliquez sur le bouton Insérer. Procédez de la même manière pour insérer l'autre image à afficher, celle qui doit apparaître lorsque le pointeur n'est plus sur l'image. Attention ! les deux images doivent être exactement de la même taille. Déplacez la seconde image afin qu'elle recouvre exactement la première. Faites un clic droit sur l'image que vous venez d'insérer et choisissez la commande Paramètres des actions. Dans l'onglet Pointer avec la souris, puis cochez l'option Exécuter la macro et sélectionnez SourisEntre. Validez par OK . Enregistrez, puis testez le diaporama en tapant sur F5.
Etablissez des liens entre diapositives
Un diaporama ne se déroule pas toujours de façon linéaire. Ainsi, vous pouvez créer une diapositive servant de sommaire : elle contiendra des liens permettant d'accéder directement à telle ou telle partie du diaporama. Nous avons vu avec le bouton « gag », que l'on pouvait affecter une action quelconque à de nombreux types d'objets (tracé, rectangle, image, zone de texte...).
L'une de ces actions est la création d'un lien hypertexte. Sélectionnez simplement un morceau de texte à l'intérieur d'une diapositive, puis faites un clic droit dans cette sélection. Dans la liste qui s'affiche, choisissez Paramètres des actions. Dans l'onglet Cliquer avec la souris, cochez l'option Créer un lien hypertexte vers et sélectionnez par exemple Diapositive... Sélectionnez le slide vers lequel ce bouton conduira, puis validez deux fois par OK. Le lien (s'il s'agit de texte) est désormais souligné comme c'est le cas dans les liens des pages Web. Vous pouvez, en procédant de la même façon, créer une passerelle vers un autre diaporama.
Créez des zones interactives dans une image
Pour augmenter l'interactivité, vous pouvez afficher des informations au moment où l'utilisateur clique sur une zone. Cette technique, souvent utilisée dans les sites Web, peut aussi être réalisée dans PowerPoint.
Prenons l'exemple d'une carte interactive où le nom de la ville apparaît dans une infobulle quand on clique sur un cercle représentant la position de la ville. A partir d'une diapositive vierge, insérez une carte de France vide (vous en trouverez sur le site Hist-Geo.com. Ajoutez un petit cercle en utilisant, par exemple la forme Ellipse dans la barre d'outils Dessin. Pour créer un cercle parfait avec l'outil Ellipse, il vous suffit de maintenir la touche Maj enfoncée pendant que vous tracez la forme. Créez à proximité de ce cercle une bulle en utilisant à nouveau la barre d'outils Dessin et en choisissant l'une des Formes Automatiques de type Bulles et légendes. Pour y ajouter un texte, cliquez à l'aide du bouton droit sur la bulle, puis choisissez la commande Ajouter texte (ou Modifier le texte si un mot figure déjà). Saisissez par exemple Paris et tapez sur Entrée. Déroulez le menu Diaporama, Personnaliser l'animation (la bulle doit être sélectionnée). Cliquez sur le bouton Ajouter un effet et sélectionnez par exemple Ouverture, Damier. Une ligne commençant par une étoile verte est ajoutée plus bas dans la fenêtre : double-cliquez dessus afin de modifier les paramètres de l'animation. Dans la fenêtre qui s'affiche, activez l'onglet Minutage, cliquez sur le bouton Déclencheurs et sélectionnez l'option Démarrer l'effet lors du clic. Choisissez dans la liste déroulante Ellipse Nn (Nn est le numéro de l'ellipse que vous avez insérée). Validez en cliquant sur OK. Procédez de même avec les autres villes en créant le cercle et la bulle correspondante, puis en affectant les mêmes animations.
Mémorisez des notes durant une présentation
Pendant qu'une présentation est en cours, vous pouvez saisir des commentaires dans chaque diapositive. Ces informations seront enregistrées dans le fichier PowerPoint. Ainsi, d'autres utilisateurs pourront en prendre connaissance. Alors que le diaporama est en cours d'exécution, faites un clic droit n'importe où.
Dans le menu qui s'affiche, choisissez Commentaires du présentateur. Tapez le texte correspondant à la diapositive actuellement affichée, puis cliquez sur Fermer. Vous pouvez attacher un commentaire différent pour chaque diapositive. Une fois le diaporama terminé, vous pouvez retrouver ces informations dans la zone Commentaire située en bas de la fenêtre (si cette fenêtre n'apparaît pas, déroulez le menu Affichage et choisissez Normal). Vous pouvez également afficher puis imprimer ces informations en déroulant le menu Affichage, Page de commentaires.
PAUL-ANTOINE BISGAMBIGLIA | Mise à jour le 11/02/2008